Электронные первичные документы с 2026 года: можно ли использовать неформализованные акты о премиях после отмены форматов ТОРГ-12 и Актов — разъяснения по Закону № 402-ФЗ и позиции ФНС

К нам в «Финансовое крыло» обратилась за консультацией торговая компания из Новосибирска с вопросом, вызванным предстоящими изменениями в документообороте

с 1 января 2026 года ФНС России отменяет форматы электронных первичных документов, в том числе утверждённые Приказами от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ (для ТОРГ-12) и № ММВ-7-10/552@ (для актов выполненных работ).

В настоящее время организация оформляет акты о начислении премий покупателям (например, за выполнение объёмов закупок) в неформализованном электронном виде — без привязки к официальным форматам ФНС. Возник закономерный вопрос:

Останется ли такая практика допустимой после 1 января 2026 года? Можно ли продолжать использовать собственные форматы документов, не входящих в перечень обязательных?

Правовая основа: что регулирует оформление первичных документов

Обязательность оформления каждого факта хозяйственной жизни первичным учётным документом установлена пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

К таким фактам относятся сделки, события и операции, влияющие на финансовое положение, результат деятельности или движение денежных средств (пункт 8 статьи 3 Закона № 402-ФЗ).

Начисление премии контрагенту — это экономическое событие, влекущее уменьшение прибыли и изменение расчётов с покупателем, а значит, требует документального подтверждения.

При этом форма первичного документа не устанавливается законом. Согласно пункту 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, формы определяет руководитель организации по представлению лица, ответственного за ведение бухгалтерского учёта.

Единственное требование — наличие обязательных реквизитов, перечисленных в пункте 2 той же статьи:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование экономического субъекта — составителя;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• количественные и/или стоимостные показатели с единицами измерения;
• должности и подписи ответственных лиц.

Документ может быть составлен на бумажном носителе и/или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (пункт 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Что меняется с 1 января 2026 года — и что остаётся без изменений

Согласно Приказу ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, с 1 января 2026 года утратят силу форматы электронных документов, используемых при передаче товаров, работ и услуг — в частности:

• формат ТОРГ-12 (Приказ № ММВ-7-10/551@);
• формат акта выполненных работ/оказанных услуг (Приказ № ММВ-7-10/552@).

ФНС в своём сообщении от 19.08.2025 рекомендует перейти на универсальный передаточный документ (УПД) — формат 5.03, утверждённый Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, как основной инструмент для подтверждения отгрузки.

Однако важное уточнение: отмена касается именно утверждённых форматов, а не права организаций использовать собственные документы.

Как прямо указано в Письме ФНС России от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049:

«Налоговое законодательство не содержит норм, определяющих обязанность применения налогоплательщиками исключительно форматов первичных учётных документов, установленных приказами ФНС России».

А в Письме от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@ подчёркивается:

«Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС, он может быть представлен в налоговый орган в бумажном виде — в виде заверенной копии с отметкой о наличии электронной подписи — или в виде скан-образа (PDF, JPG, TIF, PNG), подписанного УКЭП».

То есть:

• обязательным является только применение утверждённых форматов при направлении документов в ФНС в электронной форме напрямую по ТКС;
• при внутреннем документообороте, включая обмен с контрагентами, организация вправе использовать любые форматы, в том числе собственные, при условии соблюдения требований Закона № 402-ФЗ.

Применительно к актам о начислении премий

Акт о предоставлении премии не является отгрузочным документом. Он не подтверждает передачу товаров, работ или услуг — он фиксирует стороннее экономическое событие: бонусное вознаграждение, предусмотренное договором.

Следовательно:

• он не подпадает под действие отменяемых форматов (ТОРГ-12 и акт работ/услуг), так как эти форматы регулируют именно передачу имущества или оказание услуг;
• для него не предусмотрен обязательный формат УПД, поскольку УПД объединяет счёт-фактуру и первичный документ по реализации — а премия — это корректировка, а не реализация.

Поэтому организация вправе и после 1 января 2026 года оформлять акты о начислении премий:

• в электронном виде — в своём формате (XML, PDF, EDI и др.), подписанные КЭП/УКЭП;
• с обязательным включением всех реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ;
• с сохранением возможности представления в ФНС в бумажном виде или в виде скан-образа — при необходимости.

Практические рекомендации

Чтобы избежать вопросов при проверках, рекомендуем:

1. Утвердить внутренний шаблон акта о премии приказом руководителя — с указанием всех обязательных реквизитов.
2. Прописать в договорах с покупателями порядок подтверждения начисления премий — в том числе в электронной форме.
3. Обеспечить сквозную нумерацию и хранение — акты должны быть доступны в течение 5 лет (статья 29 Закона № 402-ФЗ).
4. При электронном обмене — использовать надёжные средства ЭДО с поддержкой квалифицированной ЭП.
5. При возможной проверке — быть готовыми предоставить копию акта на бумаге или в виде скан-образа PDF, подписанного УКЭП.

• Отмена форматов ТОРГ-12 и актов с 2026 года не касается неформализованных документов, не связанных с передачей товаров/услуг.
• Акты о премиях остаются в зоне усмотрения организации — их можно оформлять в электронном виде по собственному шаблону.
• Главное — соблюдение требований Закона № 402-ФЗ и готовность подтвердить документы при запросе ФНС.

В «Финансовом крыле» мы уже помогаем клиентам адаптировать учётные политики и шаблоны документов к изменениям 2025–2026 годов — без избыточной формализации и с фокусом на бизнес-процессы.