Инвентаризация складских запасов с фото- и видеофиксацией: правомерность, порядок оформления и требования ФСБУ 28/2023

Вопрос–ответ: можно ли проводить инвентаризацию по фото/видео при хранении товаров в запечатанных палетах?

Вопрос от клиента:
Товары на складе хранятся в запечатанных коробах — приёмка и учёт ведутся не поштучно, а по упаковкам. В ближайшее время планируется формировать палеты из коробок с разными артикулами, опечатывать их и размещать на хранение. Допустимо ли в таких условиях проводить инвентаризацию с использованием фото- или видеосъёмки? Какие документы в этом случае требуются — например, первичные описи составов палет?

Специалисты Финансового крыла оказывают различные консультации по бухгалтерскому и налоговому учету.

Анализ ситуации и нормативное обоснование

Федеральный стандарт бухгалтерского учёта ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация активов и обязательств», вступивший в силу с 1 января 2024 года, коренным образом изменил подход к проведению инвентаризации: он ушёл от жёстких формальностей в сторону гибкости и адаптации под специфику бизнеса.

1. Возможна ли инвентаризация с фото- и видеофиксацией?

Да — при соблюдении двух ключевых условий (п. 4 ФСБУ 28/2023):

• физический осмотр объектов инвентаризации невозможен или экономически нецелесообразен (например, из-за герметичной упаковки, высокой трудоёмкости распаковки/пересчёта);
• применяемый способ (в т.ч. фото/видео) обеспечивает достижение целей инвентаризации:
  ✓ подтверждение фактического существования актива,
  ✓ оценку его состояния,
  ✓ обоснованность нахождения у организации.

Эти положения подтверждаются в Информационном сообщении Минфина России от 12.04.2023 № ИС-учет-44, где прямо указано:

«Организация самостоятельно решает, каким способом определять фактическое наличие объекта инвентаризации. Перечень допустимых альтернативных способов не ограничивается упомянутыми в стандарте».

Таким образом, если состояние и наличие товаров в палетах можно достоверно подтвердить визуально (например, по маркировке, пломбе, внешнему виду упаковки) — использование фото- и видеоматериалов соответствует требованиям ФСБУ.

2. Какие документы требуются при фото/видеоинвентаризации?

ФСБУ 28/2023 отменяет обязательность унифицированных форм (в отличие от прежних Методических указаний по инвентаризации). Вместо этого:

• организация самостоятельно разрабатывает формы документов (п. 5 ФСБУ 28/2023);
• документы инвентаризации могут включать:
  • инвентаризационные описи,
  • акты инвентаризации,
  • сличительные ведомости,
  • сводные отчёты — в том числе в электронном виде с УКЭП.

Обязательные реквизиты таких документов перечислены в п. 28 и п. 31 ФСБУ 28/2023, включая:

• наименование документа;
• дату и место составления;
• наименование объекта инвентаризации (склад, зона хранения, номер палеты);
• способ выявления фактического наличия (указать: «визуальная фиксация с фото/видео»);
• состав инвентаризационной комиссии;
• выводы и расхождения с данными учёта.

⚖️ Важно: хотя ФСБУ не требует отражать возможность фото/видеофиксации в учётной политике, в акте инвентаризации конкретного склада необходимо прямо указать выбранный метод — это обязательное условие признания доказательной силы материалов (см. п. 5 ФСБУ 28/2023 и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот»).

3. Нужна ли опись состава палет?

Да — при условии, что учёт ведётся по коробам (а не по палетам).

Если в бухгалтерском и налоговом учёте объектом учёта является упаковка (короб), а не палета как единое целое, то:

• фото палеты само по себе не подтвердит наличие конкретных коробов и артикулов внутри;
• для сопоставления фактического наличия с данными учёта необходима первичная документация — например, «Опись состава палеты», составленная при её формировании и содержащая:
  ✓ номер палеты,
  ✓ дату комплектации,
  ✓ перечень коробов (артикул, количество, номера упаковок),
  ✓ ФИО ответственного за сборку,
  ✓ отметку о пломбировании / опечатывании.

Без такой описи сопоставление по п. 5 ФСБУ 28/2023 становится невозможным — поскольку невозможно установить, какие именно единицы учёта находятся внутри запечатанной конструкции.

Рекомендации от «Финансового крыла»

1. Фото- и видеофиксация при инвентаризации — законна и эффективна, если обеспечивает достоверное подтверждение наличия и состояния запасов. Особенно актуальна для крупных складов с герметично упакованными товарами.
2. Организуйте документирование заранее:
   • разработайте локальный регламент (например, «Порядок проведения инвентаризации с применением альтернативных методов»);
   • утвердите формы: Акт инвентаризации с указанием способа фиксации, Опись состава палеты, Журнал хранения фото/видеоматериалов;
   • предусмотрите архивирование цифровых данных (с метаданными: дата, время, геолокация, идентификатор палеты).
3. Для соответствия требованиям ФСБУ фото/видео должны:
   • чётко отображать идентифицирующие признаки (маркёр палеты, пломбу, штрихкоды);
   • дополняться текстовой документацией (опись состава);
   • храниться в составе бухгалтерских документов не менее 5 лет (ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Готовы помочь вашей компании адаптировать процедуры инвентаризации под новые требования ФСБУ — без избыточной нагрузки на персонал и с сохранением полной юридической защиты.
Свяжитесь с экспертами «Финансового крыла» в Новосибирске — обеспечим не просто соответствие стандартам, а практически работающий учёт.