Вопрос, с которым всё чаще сталкиваются бухгалтеры и руководители российских компаний
Сотрудники работают удалённо — из Беларуси или Казахстана. Трудовые договоры оформлены в соответствии с российским ТК РФ, но фактическое исполнение обязанностей — за пределами России.
Возникает два главных вопроса:
- Нужно ли удерживать НДФЛ с их зарплаты и подавать отчётность?
- Начислять ли страховые взносы?
Ответы не так однозначны, как может показаться на первый взгляд — всё зависит от гражданства, налогового резидентства, а также от действующих международных договоров и особенностей трудоустройства.
Разберём по пунктам — для граждан Республики Беларусь и Республики Казахстан — отдельно и по делу.
1. НДФЛ: когда удерживать, а когда — нет?
👉 Граждане Республики Беларусь
Российская организация обязана исполнять обязанности налогового агента:
- Доходы таких сотрудников считаются полученными из источника в РФ — по подп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ.
- Даже если сотрудник находится и работает исключительно на территории Беларуси, налогообложение НДФЛ происходит в России — это прямо подтверждается Соглашением об избежании двойного налогообложения от 21.04.1995.
- Ставка — от 13% до 22%, в зависимости от накопленного годового дохода по шкале п. 3.1 ст. 224 НК РФ.
- Обязательно подавать форму 6-НДФЛ в общем порядке — никаких исключений.
👉 Граждане Республики Казахстан
Здесь ситуация принципиально иная:
- По Конвенции об устранении двойного налогообложения (от 18.10.1996), доходы резидента Казахстана, полученные от российской компании, не облагаются НДФЛ в РФ, если работа выполняется на территории Казахстана.
- Но — и это важно — освобождение действует только при наличии подтверждения налогового резидентства Казахстана.
Что требовать от сотрудника?
- В идеале — официальный документ от налогового органа Казахстана (например, справку о налоговом резидентстве).
- Альтернатива — паспорт. Но:
- если паспорта недостаточно (например, двойное гражданство, неясность статуса),
- или сотрудник долгое время находился в РФ,
— организация рискует: при отсутствии подтверждения НДФЛ надо удержать по ставке от 13% до 22%.
⚠️ Если НДФЛ не удержан (при наличии подтверждения резидентства), то в течение 30 дней после выплаты необходимо направить в ИФНС сведения о выплаченном доходе — в произвольной форме, но с указанием ФИО, паспортных данных, размера и даты выплаты.
2. Страховые взносы: когда начислять, а когда — не требуется
👉 Граждане Республики Беларусь
Тут действует Договор о сотрудничестве в области социального обеспечения (24.01.2006). Согласно ему:
- Если сотрудник работает и проживает в Беларуси, а работодатель — российская компания,
- То применяется законодательство той страны, которое выберет сам сотрудник.
То есть:
- Если сотрудник выбирает российское законодательство, то организация обязана начислять и уплачивать все виды страховых взносов:
- на пенсионное страхование (ОПС),
- на медицинское (ОМС),
- на соцстрах (ВНиМ, «травматизм»).
- Если сотрудник выбирает белорусское законодательство, то взносы не начисляются.
Рекомендация:
Запросите у сотрудника письменное заявление о выборе применимого законодательства — желательно в момент заключения договора. Это снимет неопределённость и обезопасит компанию от претензий со стороны ФНС.
👉 Граждане Республики Казахстан
Для Казахстана специального двустороннего соглашения по социальному обеспечению с РФ не существует.
Значит — действуют общие правила:
- Иностранный гражданин, не пребывающий и не проживающий в РФ, не является застрахованным лицом по российским законам (ФЗ №167-ФЗ, №255-ФЗ, №326-ФЗ).
- Соответственно, взносы не начисляются — как на ОПС/ОМС, так и на ВНиМ.
Это подтверждается разъяснениями Минфина и ФНС: выплаты таким сотрудникам не являются объектом страховых взносов.
Типичные ошибки, которых стоит избегать
- ❌ Автоматическое применение «по умолчанию» ставки 13% для казахстанцев — без запроса подтверждения резидентства.
- ❌ Подача нулевого расчёта по взносам без обоснования — особенно если сотрудник из Беларуси и написал заявление о выборе белорусского законодательства. Лучше сохранить это заявление и сослаться на него при необходимости.
- ❌ Игнорирование 30-дневного срока подачи сведений по сотрудникам-казахстанцам, с доходов которых НДФЛ не удерживался.
- ❌ Смешение понятий «гражданство» и «налоговое резидентство» — это разные категории. Налоговое резидентство подтверждается документально.
Как действовать на практике
Если вы — налоговый агент и нанимаете дистанционных работников из Беларуси и Казахстана:
✅ Для граждан Беларуси:
- Удерживайте НДФЛ, подавайте 6-НДФЛ;
- Запросите заявление о выборе системы соцстрахования — от этого зависит, начислять ли взносы.
✅ Для граждан Казахстана:
- НДФЛ не удерживается только при наличии подтверждения резидентства;
- Если подтверждение отсутствует — удерживайте НДФЛ по прогрессивной ставке;
- Взносы не начисляются в любом случае — работник не находится в РФ.
Почему это важно сегодня?
На фоне расширения удалённой занятости и тесного экономического взаимодействия в рамках ЕАЭС всё больше российских компаний привлекают кадры за рубежом. Но ФНС и Минфин уже активно разъясняют эти ситуации — и проверки по НДФЛ/взносам в этом сегменте начнут учащаться.
Грамотный подход на этапе заключения договора и оформления выплат — это не просто соблюдение закона. Это экономия на штрафах, избежание блокировок расчётов и защита репутации компании.
